Word 手冊製作應用篇 - 圖片・圖・螢幕截圖配置的糟糕模式與最佳實踐

上一篇文章整理了標題、段落、目錄、編號、交互參照等 Word 的基本。 這次作為續篇，以糟糕模式與最佳實踐並列，整理大幅左右手冊品質的 圖片・圖・螢幕截圖的處理。

圖片比起文章更直觀地傳達，但在 Word 文件中也容易成為事故起點。 貼上後拖曳當場看起來整齊，但

• 本文只增加 1 段落，圖的位置就偏移
• 圖編號變成用手修改的運營，改版成本增加
• 應該已裁切的區域實際上還留在檔案中
• 圖和說明分到不同頁，難以閱讀
• PDF 發佈時替代文字或朗讀順序崩壞

這類問題會發生。

前提是以 .docx 為主格式的 Word 桌面版中心 的運營。 Web 版也能做基本編輯，但圖片的文繞圖或位置固定周邊桌面版比較好處理（參考: 2, 3）。

1. 先講結論

先列結論，使用圖片或圖的手冊中以下 6 點重要。

1. 預設為 [與文字排列] Word 的圖片配置原則上以 與文字排列 為基本。能當作段落處理，改版時比較強。

2. 圖片放在首次出現的直後 不要把圖放在離本文提到的內容遠的位置。讀者視線不用來回。

3. 螢幕截圖只顯示必要範圍 不要每次都貼整個畫面，只裁切想顯示的部分。 「1 張 1 訊息」是基本。

4. 圖編號和參照自動化 圖編號用標題功能，本文中的參照用交互參照放入。 停止手打 上圖 下圖 圖片 1。

5. 文繞圖當作例外運營 [矩形] 或 [在頁面上固定位置] 方便，但不理解錨點就使用的話容易崩壞。 只在佈局目的明確時使用。

6. 發佈前確認容量・無障礙 包含裁切區域的刪除、圖片壓縮、替代文字、無障礙檢查完成收尾。

2. 有圖片・圖進入 Word 文件容易崩壞的理由

Word 以 段落 為中心的文件編輯非常強，但 浮動物件 增加會一下子變得不穩定。

只由本文構成的文件，只要好好設定標題、段落、項目符號、分頁，通常不太會大幅崩壞。 但是放入圖片的瞬間以下要素增加。

• 圖片本身的位置
• 與本文的距離
• 文繞圖的種類
• 錨點的位置
• 與標題的關係
• 跨頁時的處理
• 壓縮或裁切後的資料管理
• PDF 化時的朗讀或標籤

也就是說，圖片不只是「外觀」的問題，也是 結構・參照・發佈品質 的問題。

所以圖片・圖的處理中，不只是「看起來漂亮」，還需要同時滿足以下 3 點。

• 不易崩壞
• 易於改版
• 傳達給讀者

滿足這 3 個的最短路徑是 以與文字排列為基本，只把必要的例外地做成浮動配置 的思考方式（參考: 1, 2, 3）。

3. 糟糕模式與最佳實踐一覽

4. 圖片・圖配置的思考方式

4.1 圖片不是「裝飾」而是本文的一部分來處理

手冊中使用的圖或螢幕截圖不是製造氣氛的裝飾。 基本是 補強本文說明的資訊。

所以圖片前後需要以下關係。

• 本文先說「該看什麼」
• 讓圖片確認那個
• 必要時圖片直後寫補充

相反地只貼圖片用「參照下圖」了事，讀者就不知道該關注什麼。

實務上以下思考方式相當有效。

• 1 張 1 訊息
• 1 節想顯示的東西不要太多
• 不放本文不說明的圖

螢幕截圖多的文件越是用這個原則降低資訊密度越易讀。

4.2 預設是 [與文字排列]。先當作段落處理

Word 中新圖片插入或貼上時，預設當作 與文字排列 處理。 與文字排列 的圖片與插入位置連結，當作文字字元處理。 另一方面，使用 矩形 等文繞圖的圖片會成為擁有與段落相關錨點的浮動物件（參考: 1, 2, 3）。

手冊預設使用 與文字排列 好的理由單純，因為 改版強。

• 本文增減時圖片跟著段落移動
• 能以段落為單位中央對齊圖片
• 跳頁的影響易讀
• 錨點或層疊順序的事故不易發生

沒有特別佈局理由的話，先用 [與文字排列] + 中央對齊 + 標題 的型就夠。

4.3 圖片放在「首次出現的直後」

讓圖片易讀的最簡單方法是 不與本文分離。

糟糕的例子是這樣。

• 說明在 2 頁前
• 圖片被趕到頁末
• 只有圖的編號在本文
• 讀者多次來回前後頁

最佳是放在 最先提到那個圖的段落的直後。

例如，

打開 [通知設定]，選擇右上的 [派送條件]。設定對象是圖 3-2 的紅框部分。

這樣寫的話，其正下方有圖 3-2 的狀態是理想的。

「圖集中放後面」的方式適合資料集，但不太適合操作手冊。

4.4 螢幕截圖「裁切」決定易讀性

實務上常見全高畫質或 4K 畫面整體直接貼上的模式。 這種做法讓想給讀者看的按鈕或輸入欄變小，反而難以理解。

螢幕截圖重要的是 要顯示哪裡。

具體以下順序思考就容易整理。

1. 這張圖想傳達的是哪個操作
2. 該操作不必要的區域是哪裡
3. 同一畫面在下一張圖也使用的話，這次顯示的範圍最小就夠嗎
4. 比較圖的話，裁切範圍和倍率該對齊嗎

特別重要的是 只裁切不等於刪除。 Word / Office 中預設裁切的區域留在檔案內，所以必要時需要做到刪除處理（參考: 4, 5）。

4.5 比較圖和註解圖靠向「1 張完成圖」

應用篇強烈推薦的是 不要在 Word 上用多個物件持有比較圖或註解圖。

常見的糟糕模式如下。

• 原圖 1 張
• 對話框 3 個
• 箭頭 5 條
• 文字方塊 4 個
• 再加上其他標題

這個狀態下，只要稍微碰到哪個，整體的位置關係就容易崩壞。

最佳實踐有 2 個。

1. 可能的話把註解完成的完整圖作為 1 張圖片插入
2. 在 Word 內製作的情況，最終也要群組化當作 1 單位處理

特別是 before / after 的比較，比起分別並列 2 張附 2 個標題， 做成包含 A: 變更前 B: 變更後 的 1 張比較圖 當作 圖 4-1 處理，從本文參照比較容易。

5. Word 中的具體做法

5.1 最不易崩壞的「螢幕截圖 1 張」的型

先從最不易出事的基本型開始。 操作手冊的 8 成左右用這個型就夠。

步驟

1. 插入圖片或貼上螢幕截圖
2. 選擇圖片從 [佈局選項] 選 [與文字排列]
3. 把含圖片的段落做成中央對齊
4. 從 [圖片格式] 用 [裁切] 只縮小到必要範圍
5. 在圖片正下方放入標題
6. 不用空白行，用段落的前後間距做空白
7. 本文側用交互參照放入圖編號
8. 讓圖片段落和標題段落在同一頁

這個型強的理由

• 圖片與段落結合
• 中央對齊穩定
• 圖編號能自動管理
• 參照目標不易偏移
• 編輯者變了也不易壞

看起來比「總之貼上拖曳」多一點工夫，但改版時的差會相當顯現。

5.2 使用文繞圖配置時以錨點為前提運營

使用 [矩形] 或 [上下]、[在頁面上固定位置] 能把圖放在本文旁邊或特定位置。 但這個運營成為 與段落結合的浮動物件，比 與文字排列 需要更多注意（參考: 2, 3）。

適合使用文繞圖的場面

• 標題頁的裝飾圖
• 靠邊距的小圖或圖示
• 想左右顯示圖和本文的佈局
• 在 Word 內暫時組裝註解圖時

步驟

1. 選擇圖片
2. 在 [佈局選項] 選文繞圖的種類 例: [矩形], [上下]
3. 想放在頁面固定位置的話使用 [在頁面上固定位置]
4. 想隨本文增減移動的話，不是頁面固定而是選擇追隨本文的配置
5. 用 [首頁] > [顯示/隱藏 ¶] 顯示編輯符號，或用 [檔案] > [選項] > [顯示] > [物件錨點] 開啟讓錨點可見
6. 想固定位置關係時使用 [佈局選項] > [顯示詳細] > [鎖定錨點]（參考: 3）

注意點

• 使用文繞圖時，圖常結合到「這個段落」而不是「這一頁」
• 增減本文時外觀的位置關係可能改變
• 圖片多的操作書如果太使用，維護會困難

所以 把文繞圖當作例外運營 比較安全。

5.3 螢幕截圖只到想顯示的範圍

螢幕截圖的品質不是圖片本身，而是 裁切方式 決定。

糟糕模式

• 貼整個畫面，想顯示的按鈕很小
• 比較圖左右放大率不同
• 映入個人名或郵件地址
• 只裁切沒刪除原資料

最佳實踐

• 縮小為 1 圖 1 訊息
• 只剪想顯示的範圍
• 比較圖對齊裁切範圍和倍率
• 機密資訊不只讓它不可見，必要時刪除

步驟

1. 選擇圖片
2. 選 [圖片格式] > [裁切]
3. 削掉不必要部分，縮到操作對象充分可讀的尺寸
4. 比較圖的話必要時用 [裁切] > [長寬比] 對齊比例
5. 發佈前打開 [圖片格式] > [圖片壓縮]
6. 開啟 [刪除圖的裁切部分]（參考: 4, 5）

實務上的訣竅

• 只想顯示按鈕或輸入欄的話，整個畫面不必要
• 比起縮小圖，先裁切
• 與其縮小到無法判讀，不如放到下一頁

5.4 做含註解的圖有 2 種方法

含註解的圖易懂的反面，在 Word 中也是容易壞的領域。 這裡先決定方式很重要。

方法 A: 把含註解的完整圖作為 1 張圖片插入

這是第一推薦。

適合的情況

• 對話框或箭頭多
• 想用 1 張顯示 before / after
• 包含 PDF 發佈想優先不崩壞

優點

• Word 上 1 物件就夠
• 圖編號也能用 1 個管理
• 易於交互參照
• 其他編輯者碰也不易出事

方法 B: 在 Word 中組合圖形和圖片製作

在 Word 內附註解本身是可能的。 但重要的是不要放任多物件的狀態。

步驟

1. 插入原圖
2. 為了疊加註解的方便，把圖片的文繞圖變成 與文字排列 以外
3. 追加箭頭、對話框、文字方塊
4. 按 Ctrl 選擇各物件
5. 使用 [圖片格式] 或 [圖形格式] > [群組] > [群組化]（參考: 16, 17）
6. 想對齊多物件位置時使用 [配置]（參考: 16）

更重要的注意

• 物件的群組化需要各物件為 與文字排列 以外（參考: 17）
• 想對浮動物件附上標題一起移動時，需要先決定佈局後放入標題（參考: 6）

也就是在 Word 內製作註解圖的話，

1. 把圖片做成浮動配置
2. 附加註解
3. 必要時追加標題
4. 群組化

以這個順序進行事故少。

5.5 讓圖編號・章編號・交互參照聯動

圖片處理中容易殘留手工作業的是 圖編號和從本文的參照。 這裡自動化的話每次改版都會有效果。

圖編號的放法

1. 選擇圖片
2. 從 [參照] 或 [參考資料] 選 [插入標題] / [插入圖表編號]
3. 標籤做成 圖
4. 必要時放入說明文 例: 管理畫面的通知設定
5. 文件整體使用章編號的話，從 編號 設定 包含章編號（參考: 6, 7, 8）

從本文的參照的放法

1. 在本文中寫參照文 例: 詳細請看圖
2. 打開 [插入] > [交互參照]
3. 參照種類選 圖
4. 選對象圖
5. 必要時開啟 [當作超連結插入]（參考: 9）

用這個運營能避免的

• 上圖 下圖 的崩壞
• 新增圖時的手修正
• 頁面移動後的參照偏移
• PDF 化後的連結斷

交互參照作為欄位插入，所以發佈前需要更新。 整個文件的話可以 Ctrl + A 後 F9 一次更新（參考: 9, 10）。

5.6 把圖・標題・說明保持在同頁

難讀的文件常見，

• 頁末只有圖
• 下一頁開頭有標題
• 標題之後說明又在不同位置

這樣的分斷。

要防止這個，在段落側持有分頁設定 是基本。

推薦的整理方式

• 圖片段落
• 標題段落
• 1 句補充說明
• 本文後續

步驟

1. 選擇包含圖片的段落
2. 右鍵點擊打開 [段落]
3. 打開 [換行與分頁] 或同等的頁籤
4. 對圖片段落設定 不與下段分開
5. 對標題段落也必要時設定 不與下段分開
6. 標題變成多行的話必要時也使用 不分割段落 或 保持行在一起（參考: 11）

不該做的

• 放好幾個空白行調整
• 因為圖片放不下就極端縮小
• 只留標題把圖送到下一頁

圖太大放不下的話，把整個圖塊送到下一頁 比較易讀。

5.7 管理容量和機密資訊

應用篇這裡也不能漏。 即使圖配置漂亮，檔案太重，或應該不可見的資訊留著，實務上就困擾。

容量面的基本

• 不要把必要以上大的圖片直接貼
• 決定壓縮對象只是選的圖片還是整個文件
• 避免讓 UI 文字變得無法讀的壓縮

Word 中的步驟

1. 選擇圖片
2. 打開 [圖片格式] > [圖片壓縮]
3. 選 只套用這張圖片 或整個文件
4. 開啟 刪除圖的裁切部分
5. 依用途調整輸出解析度（參考: 4, 5）

運營上的注意

• 只裁切的話，原本區域可能留在檔案中
• 確認是否映入個人名、郵件地址、公司內部 URL、客戶資訊、驗證資料等
• 迷惘的話，分別保管原圖，發佈用檔案已刪除

特別在螢幕截圖中心的手冊，機密資訊的映入對策 和 檔案大小管理 作為套組思考比較安全。

5.8 不降低無障礙性

圖片・圖增加越多，無障礙的差異越顯現。 這裡最低限想做的是 替代文字 和 無障礙檢查。

替代文字的基本

• 持有資訊的圖附上替代文字
• 只是裝飾目的的圖當作裝飾標記
• 不用 圖片 螢幕截圖 這類曖昧說明結束
• 不只是內容，短短傳達 目的
• 整理為 1~2 句（參考: 12, 13）

例子

• 壞例: 設定畫面的圖片
• 好例: 通知設定畫面。從右上的 [派送條件] 切換郵件通知的有效/無效。

流程圖或複雜的圖，寫到「圖結論什麼」比較能傳達（參考: 13）。

設定方法

1. 右鍵點擊圖片打開 [顯示替代文字]
2. 持有資訊的圖的話放入說明
3. 只裝飾的話使用 [標記為裝飾]（參考: 12, 13）

最後確認

1. 打開 [校閱] > [無障礙檢查]
2. 確認錯誤、警告、提示
3. 修正圖片相關的問題
4. PDF 化前再確認一次（參考: 14, 15）

外觀即使整齊，無障礙差的文件作為發佈品質不夠。 手冊是長期使用的文件，這裡從一開始放入運營後面會比較輕鬆。

6. 想固定在範本的規則

圖片・圖的品質比起個人的品味，規則的固定 更能穩定。 作為範本或團隊標準，至少以下決定好運營比較容易。

6.1 圖片插入規則

• 預設插入方法是 [與文字排列]
• 圖的段落中央對齊
• 空白不用空白行而用段落間距製作

6.2 尺寸的規則

• 全寬圖: 整個畫面或大流程
• 中尺寸圖: 對話方塊或設定視窗
• 小尺寸圖: 圖示或一部分 UI

只決定這 3 種模式，文件整體的印象就會對齊。

6.3 圖編號的規則

• 全部用標題功能編號
• 文件有章編號的話，圖編號也包含章編號
• 固定圖在下、表在上等位置規則 ※ 無論採用哪個，在整個文件統一很重要

6.4 本文參照的規則

• 不使用 上圖 下圖
• 像 圖 2-3 用圖編號參照
• 參照用交互參照插入

6.5 註解圖的規則

• 註解多的圖盡量做成完整圖 1 張後插入
• Word 內組的話做到群組化
• before / after 比起 2 張分別管理，優先 1 張的比較圖

6.6 發佈品質的規則

• 發佈前更新欄位
• 確認圖片壓縮和裁切區域刪除
• 設定替代文字或裝飾標記其中一方
• 通過無障礙檢查

7. 發佈前檢核表

最後只限圖片・圖周邊的檢核表。

• 圖片是否放在首次出現的直後
• 是否不必要地貼整個畫面
• 是否縱橫拉伸圖片
• 圖編號是否不是手打而是自動編號
• 從本文的參照是否為交互參照
• 上圖 下圖 的表現是否留著
• 圖和標題是否分到不同頁
• 浮動配置的圖片是否確認錨點位置
• 是否只裁切就結束
• 是否映入個人資訊或機密資訊
• 圖片的容量是否過剩
• 是否設定替代文字或裝飾標記
• 是否執行無障礙檢查
• 是否完成 Ctrl + A → F9 的欄位更新

8. 總結

在 Word 處理圖片或圖時重要的不是做精心的佈局。 做成不易崩壞、易於改版、讀者不迷惘的狀態。

這個意義上，手冊中以下方針相當強。

• 先 與文字排列
• 圖片在首次出現的直後
• 螢幕截圖裁切後聚焦
• 圖編號和參照自動化
• 文繞圖是例外運營
• 發佈前確認容量和無障礙

圖片是為了提高易懂性，但處理方式粗糙的話反而降低整個文件的品質。 相反地能把這一帶規則化的話，在 Word 也能做相當穩定的手冊運營。

與上一篇基本篇整理的 標題、編號、交互參照、分頁 規則組合， 比起「為了讀的文件」，更接近 可維護的手冊。

9. 參考資料

1. 變更圖片的預設文繞圖設定 - Microsoft 支援
2. 在 Word 中讓文字環繞圖片 - Microsoft 支援
3. 換行文字並在 Word 中移動圖片 - Microsoft 支援
4. 在 Office 裁切圖片 - Microsoft 支援
5. 縮小 Microsoft Office 的圖片檔案大小 - Microsoft 支援
6. 在 Word 新增、格式設定或刪除圖表編號 - Microsoft 支援
7. 插入圖的標題 - Microsoft 支援
8. 在 Word 對圖表編號新增章節編號 - Microsoft 支援
9. 建立交互參照 - Microsoft 支援
10. 更新欄位 - Microsoft 支援
11. 在 Word 保持文字在一起 - Microsoft 支援
12. 對圖形、圖、圖表、SmartArt 圖形或其他物件新增替代文字 - Microsoft 支援
13. 撰寫有效替代文字需要知道的一切 - Microsoft 支援
14. 使用無障礙檢查改善無障礙 - Microsoft 支援
15. 無障礙檢查的規則 - Microsoft 支援
16. 在 Word 對齊圖片、圖形、文字藝術師和其他物件 - Microsoft 支援
17. 在 Word 中群組化圖形、圖或其他物件 - Microsoft 支援

相關文章

共用相同標籤的最新文章。能以相近的主題延伸理解。

相關主題

與本文相近的主題頁面。以本文為起點，可進一步連到相關服務與其他文章。

作者檔案

本文作者的個人檔案頁面。

Go Komura

小村軟體有限公司 代表

以 Windows 軟體開發、技術諮詢與故障調查為中心，在難以重現的故障調查與既有資產仍在運作的專案上具有優勢。