الجزء التطبيقيّ من إعداد الـ manual في Word - الأنماط السيّئة وأفضل الممارسات في وضع الصور والأشكال ولقطات الشاشة

في المقال السابق نظّمنا أساسيّات Word: العناوين والـ paragraph وtable of contents والترقيم وcross-reference.
في هذا المقال، استمراراً لذلك، أنظّم التعامل مع الصور والأشكال ولقطات الشاشة التي تؤثّر بشكل كبير على جودة الـ manual، عبر صفّ الأنماط السيّئة جنباً إلى جنب مع أفضل الممارسات.

الصور تنقل المعنى بصورة أكثر حدسيّة من النصّ، لكنّها في الوقت نفسه عنصر يسهل أن يكون نقطة انطلاق للحوادث في مستندات Word.
حين تلصقها وتسحبها يبدو الأمر مرتّباً في تلك اللحظة، إلّا أنّه:

• يكفي أن يزداد الـ paragraph في المتن بمقدار واحد حتّى ينزاح موضع الشكل
• يتحوّل تشغيل أرقام الأشكال إلى عمل يدويّ، فترتفع تكلفة المراجعة
• المنطقة التي ظننتَ أنّك قصصتَها (crop) تبقى في الواقع داخل الملفّ
• ينفصل الشكل عن وصفه في صفحتين مختلفتين فيصعب القراءة
• ينهار alt text أو ترتيب القراءة عند توزيع PDF

هذه المشكلات تظهر بصورة متكرّرة.

الافتراض هنا هو تشغيل قائم على إصدار Microsoft Word لسطح المكتب مع .docx بوصفه التنسيق الرئيسيّ.
يمكن إجراء التحرير الأساسيّ في إصدار Web أيضاً، لكنّ التعامل مع text wrapping وتثبيت موضع الصور أسهل في إصدار سطح المكتب (راجع: 2، 3).

1. الخلاصة أوّلاً

إن وضعنا الخلاصة فقط في البداية، فإنّ هذه النقاط الستّ مهمّة في أيّ manual يستخدم الصور والأشكال.

1. الافتراضيّ هو [in line with text]
   الأصل في وضع الصور في Word هو in line with text. لأنّه يُعامل بوصفه paragraph، يصبح المستند مقاوماً للمراجعة.

2. ضع الصورة مباشرة بعد أوّل ذكر لها
   لا تضع الشكل في موضع بعيد عن المحتوى الذي ورد ذكره في المتن. هكذا لا يحتاج القارئ لتحريك بصره ذهاباً وإياباً.

3. اعرض في لقطة الشاشة النطاق الضروريّ فقط
   بدلاً من لصق الشاشة كاملة في كلّ مرّة، اقتطع الجزء الذي تريد إظهاره فقط.
   القاعدة هي «صورة واحدة لرسالة واحدة».

4. ميكنة أرقام الأشكال والمراجع
   أدخِل أرقام الأشكال عبر ميزة caption، وأدخِل المراجع داخل المتن عبر cross-reference.
   توقّف عن الكتابة اليدويّة لـ الشكل أعلاه الشكل أدناه الصورة 1.

5. اجعل text wrapping استثناءً تشغيليّاً
   [square] و[fix position on page] مفيدان، لكنّ استخدامهما دون فهم الـ anchor يجعل التخطيط هشّاً.
   استخدمهما فقط حين يكون هدف التخطيط واضحاً.

6. تحقّق قبل التوزيع من حجم الملفّ والـ accessibility
   حذف منطقة crop، وضغط الصور، وalt text، وفحص accessibility — كلّ هذه ضمن مرحلة التشطيب.

2. لماذا يصبح مستند Word هشّاً عند إدخال الصور والأشكال

Word قويّ جدّاً في تحرير المستندات المرتكزة على paragraph، لكنّه في المقابل يصبح غير مستقرّ بسرعة كلّما زادت الكائنات العائمة (floating objects).

في مستند مكوّن من المتن فقط، إذا ضبطتَ العناوين والـ paragraph والقوائم النقطيّة وفواصل الصفحات بشكل سليم، فلن ينهار التخطيط بقدر كبير.
لكن في اللحظة التي تُدخِل فيها صورة، تتزايد العناصر التالية.

• موضع الصورة نفسه
• المسافة بينها وبين المتن
• نوع text wrapping
• موضع الـ anchor
• علاقتها بالـ caption
• التعامل معها عند تجاوز حدود الصفحة
• إدارة البيانات بعد الضغط أو الـ crop
• قراءتها ووسومها بعد التحويل إلى PDF

أي أنّ الصورة ليست قضيّة «مظهر» فقط، بل قضيّة بنية ومراجع وجودة توزيع أيضاً.

لذلك، عند التعامل مع الصور والأشكال، لا يكفي السؤال «هل تبدو جميلة؟»، بل يجب تحقيق هذه النقاط الثلاث في آن معاً.

• أن تكون مقاومة للانهيار
• أن تكون سهلة المراجعة
• أن تنقل المعنى للقارئ

أقصر طريق لتحقيق هذه الثلاث هو التفكير في اعتماد in line with text أساساً، ولا نلجأ إلى الوضع العائم إلّا للضرورة فقط (راجع: 1، 2، 3).

3. قائمة الأنماط السيّئة وأفضل الممارسات

4. مفاهيم في وضع الصور والأشكال

4.1 تعامَل مع الصورة لا «كزينة» بل كجزء من المتن

الأشكال ولقطات الشاشة في الـ manual ليست زينة لخلق الجوّ.
الأصل أنّها معلومات تعزّز شرح المتن.

لذلك، لا بدّ أن تكون العلاقة بين ما قبل الصورة وما بعدها على هذا النحو.

• في المتن نقول أوّلاً «على ماذا ينبغي النظر»
• في الصورة ندع القارئ يتأكّد من ذلك
• إن لزم الأمر، نضيف توضيحاً مباشرة بعد الصورة

في المقابل، إذا اكتفيتَ بإلصاق الصورة وكتبتَ «راجع الشكل أدناه»، فسيضيع القارئ ولن يعرف على ماذا يركّز.

في الواقع العمليّ، الأفكار التالية مفيدة للغاية.

• صورة واحدة لرسالة واحدة
• عدم محاولة إظهار أكثر من اللازم في قسم واحد
• عدم وضع شكل لا يُشرَح في المتن

كلّما كثرت لقطات الشاشة في المستند، صار خفض كثافة المعلومات وفق هذا المبدأ أكثر تيسيراً للقراءة.

4.2 الافتراضيّ [in line with text]. ابدأ بمعاملته كـ paragraph

عند إدراج صورة جديدة أو لصقها في Word، تُعامَل افتراضيّاً كـ in line with text.
الصورة in line with text ترتبط بموضع الإدراج وتُعامَل مثل حرف نصّيّ.
في المقابل، الصورة التي تستخدم text wrapping من نوع square وغيره تصبح كائناً عائماً يحمل anchor مرتبطاً بـ paragraph (راجع: 1، 2، 3).

السبب البسيط في أن نجعل in line with text افتراضاً في الـ manual هو أنّه مقاوم للمراجعة.

• إن زاد المتن أو نقص، تتحرّك الصورة مع الـ paragraph
• يمكن جعل الصورة في المنتصف على مستوى الـ paragraph
• تأثير ترقيم الصفحات سهل القراءة
• تقلّ حوادث الـ anchor وترتيب التراكب

ما لم يكن هناك سبب تخطيط خاصّ، يكفي البدء بقالب [in line with text] + توسيط + caption.

4.3 ضع الصورة «مباشرة بعد أوّل ذكر»

أبسط طريقة لجعل الصورة سهلة القراءة هي عدم إبعادها عن المتن.

النمط السيّئ يكون هكذا.

• الشرح في صفحة سابقة بصفحتين
• الصورة منفيّة إلى نهاية الصفحة
• في المتن لا يوجد سوى رقم الشكل
• يعود القارئ مراراً بين الصفحتين

الأفضل أن توضع الصورة مباشرة بعد الـ paragraph الذي ذكر هذا الشكل لأوّل مرّة.

مثلاً، إن كتبتَ:

افتح [إعدادات التنبيه]، ثمّ اختر [شروط التسليم] في أعلى اليمين. الكائن المستهدف من الإعدادات هو الإطار الأحمر في الشكل 3-2.

فالحالة المثاليّة أن يكون الشكل 3-2 مباشرة تحته.

طريقة «وضع الأشكال مجمّعة في النهاية» تناسب الكتب المرجعيّة، لكنّها لا تناسب manual العمليّات.

4.4 لقطات الشاشة تتحدّد قابليّتها للقراءة بـ «الاقتطاع»

من الشائع في العمل أن تُلصَق الشاشة كاملة بدقّة Full HD أو 4K كما هي.
بهذه الطريقة، يصغر زرّ أو حقل إدخال تريد إظهاره للقارئ، فيصبح الفهم أصعب على العكس.

المهمّ في لقطة الشاشة هو ماذا تُظهِر.

عمليّاً، يمكن التنظيم على هذا الترتيب.

1. أيّ عمليّة تريد نقلها بهذا الشكل
2. أيّ منطقة لا حاجة لها لتلك العمليّة
3. إن استُخدِمت الشاشة نفسها في الشكل التالي، هل يكفي حدّ أدنى من النطاق هذه المرّة
4. إن كان شكل مقارنة، هل ينبغي توحيد نطاق الاقتطاع ونسبة التكبير

من المهمّ خاصّةً أنّ مجرّد crop لا يعني الحذف.
في Word / Office، تبقى المنطقة التي تمّ crop داخل الملفّ افتراضيّاً، لذا يلزم إجراء معالجة حذف عند الحاجة (راجع: 4، 5).

4.5 اجمع أشكال المقارنة والأشكال المعلّقة في «صورة مكتملة واحدة»

ما أوصي به بقوّة في الجزء التطبيقيّ هو عدم حمل أشكال المقارنة والأشكال المعلّقة عبر كائنات Word متعدّدة بإفراط.

النمط السيّئ المعتاد هو ما يلي.

• صورة أصليّة واحدة
• 3 callout
• 5 أسهم
• 4 text box
• وcaption إضافيّ آخر

في هذه الحالة، يكفي تعديل أحدها قليلاً حتّى تنهار العلاقة الموضعيّة كلّها.

أفضل ممارسة تتألّف من خيارين.

1. إن أمكن، أدرج الشكل المكتمل المعلّق بوصفه صورة واحدة
2. حتّى عند الإنشاء داخل Word، اجمع المكوّنات group في النهاية وتعامل معها كوحدة واحدة

خاصّة في مقارنة before / after، بدلاً من رصف صورتين منفصلتين بـ caption لكلّ منهما، يصبح من الأسهل المرجعيّة من المتن إذا جعلتَهما شكل مقارنة واحداً يتضمّن A: قبل التغيير B: بعد التغيير ويُعامَل بوصفه الشكل 4-1.

5. الطرق العمليّة في Word

5.1 قالب «لقطة شاشة واحدة» الأقلّ هشاشة

نبدأ بالشكل الأساسيّ الأقلّ احتمالاً للحوادث.
نحو 80% من manual العمليّات يكفي فيه هذا القالب.

الخطوات

1. أدرج صورة، أو الصق لقطة الشاشة
2. اختر الصورة وحدّد [in line with text] من [Layout Options]
3. اجعل الـ paragraph الذي يحتوي الصورة في المنتصف
4. استخدم [crop] من [picture format] لتضييق النطاق إلى ما يلزم
5. أدرج caption مباشرة تحت الصورة
6. اصنع المسافات عبر تباعد ما قبل/بعد الـ paragraph، لا عبر أسطر فارغة
7. في جانب المتن، أدرج رقم الشكل عبر cross-reference
8. أبقِ paragraph الصورة وparagraph الـ caption في الصفحة نفسها

سبب قوّة هذا القالب

• ترتبط الصورة بالـ paragraph
• التوسيط مستقرّ
• يمكن إدارة أرقام الأشكال تلقائيّاً
• لا تنزاح وجهة المراجع
• لا ينهار حتّى لو تغيّر المحرّر

يبدو الأمر أكثر جهداً قليلاً من «اللصق ثمّ السحب فوراً»، لكنّ الفرق يظهر بوضوح وقت المراجعة.

5.2 عند استخدام text wrapping، شغّله مع افتراض الـ anchor

باستخدام [square] أو [top and bottom] أو [fix position on page]، يمكن وضع الشكل بجانب المتن أو في موضع محدّد.
لكنّ هذا التشغيل يصبح كائناً عائماً مرتبطاً بـ paragraph، لذا يحتاج إلى انتباه أكبر من in line with text (راجع: 2، 3).

الحالات التي يناسبها استخدام text wrapping

• شكل زينة في صفحة العنوان
• أشكال صغيرة أو أيقونات منزاحة إلى الهامش
• تخطيط يُظهِر الشكل والمتن جنباً إلى جنب يميناً ويساراً
• التركيب المؤقّت لشكل معلّق داخل Word

الخطوات

1. اختر الصورة
2. حدّد نوع text wrapping من [Layout Options]
   مثل: [square]، [top and bottom]
3. إن أردتَ وضعها في موضع محدّد على الصفحة، استخدم [fix position on page]
4. إن أردتَ لها التحرّك مع زيادة المتن أو نقصانه، اختر وضعاً يتبع المتن بدلاً من تثبيت الصفحة
5. أظهِر علامات التحرير عبر [Home] > [Show / Hide ¶]، أو فعّل [File] > [Options] > [Display] > [Object Anchors] لجعل الـ anchor مرئيّاً
6. لتثبيت العلاقة الموضعيّة، استخدم [Layout Options] > [See more] > [Lock anchor] (راجع: 3)

نقاط الحذر

• باستخدام text wrapping، كثيراً ما يرتبط الشكل بـ «هذا الـ paragraph» لا بـ «هذه الصفحة»
• عند زيادة المتن أو نقصانه، قد تتغيّر العلاقة الموضعيّة في المظهر
• في كتيّبات الإجراءات ذات الصور الكثيرة، الإفراط في الاستخدام يجعل الصيانة صعبة

لذلك، من الأكثر أماناً اعتبار text wrapping تشغيلاً استثنائيّاً.

5.3 اقتصار لقطة الشاشة على النطاق المراد إظهاره

جودة لقطة الشاشة لا تتحدّد بالصورة نفسها بقدر ما تتحدّد بـ طريقة الاقتطاع.

الأنماط السيّئة

• لصق الشاشة كاملة، وصِغر الزرّ المراد إظهاره
• في شكل مقارنة، تختلف نسب التكبير يميناً ويساراً
• ظهور أسماء أشخاص أو عناوين بريد إلكترونيّ
• crop فقط دون حذف البيانات الأصليّة

أفضل الممارسات

• التضييق إلى رسالة واحدة لكلّ شكل
• قصّ النطاق المراد إظهاره فقط
• في أشكال المقارنة، توحيد نطاق الاقتطاع ونسبة التكبير
• المعلومات السرّيّة لا تُخفَى فقط، بل تُحذَف عند الحاجة

الخطوات

1. اختر الصورة
2. اختر [picture format] > [crop]
3. احذف الأجزاء غير الضروريّة، حتّى يصبح الكائن المستهدف مقروءاً بحجم كافٍ
4. في أشكال المقارنة، استخدم [crop] > [aspect ratio] لتوحيد النسب عند الحاجة
5. قبل التوزيع، افتح [picture format] > [Compress Pictures]
6. فعّل [Delete cropped areas of pictures] (راجع: 4، 5)

نصائح عمليّة

• إن كنتَ تريد فقط إظهار زرّ أو حقل إدخال، فلا حاجة للشاشة كاملة
• بدلاً من تصغير الشكل، اقتطع أوّلاً
• بدلاً من التصغير حتّى عدم القراءة، تأجيل الشكل إلى الصفحة التالية أفضل

5.4 ثمّة طريقتان لصنع شكل معلّق

الشكل المعلّق سهل الفهم، لكنّه أيضاً منطقة سهلة الانهيار في Word.
هنا من المهمّ أن تحدّد الطريقة من البداية.

الطريقة A: إدراج الشكل المكتمل بما فيه التعليقات بوصفه صورة واحدة

هذه هي التوصية الأولى.

الحالات المناسبة

• كثرة callout والأسهم
• إظهار before / after في صورة واحدة
• إعطاء الأولويّة لمقاومة الانهيار حتّى مرحلة توزيع PDF

المزايا

• يكفي كائن واحد على Word
• إدارة رقم الشكل بقطعة واحدة
• سهولة cross-reference
• لا تقع حوادث حتّى مع تحرير الآخرين

الطريقة B: التركيب داخل Word بدمج الأشكال والصورة

التعليق داخل Word ممكن في حدّ ذاته.
لكنّ المهمّ ألّا تترك كائنات متعدّدة على حالها.

الخطوات

1. أدرج الصورة الأصليّة
2. لمصلحة وضع التعليقات فوقها، غيّر text wrapping للصورة إلى غير in line with text
3. أضف الأسهم وcallout وtext box
4. اختر كلّ كائن وأنت تضغط Ctrl
5. استخدم [picture format] أو [Shape Format] > [Group] > [Group] (راجع: 16، 17)
6. لمحاذاة مواضع الكائنات المتعدّدة، استخدم [Align] (راجع: 16)

نقطة أكثر أهمّيّة

• يلزم في group الكائنات أن يكون كلّ كائن غير in line with text (راجع: 17)
• عند إضافة caption إلى كائن عائم وتحريكهما معاً ككتلة واحدة، يلزم تحديد التخطيط أوّلاً ثمّ إدخال الـ caption (راجع: 6)

أي إن كنتَ تركّب شكلاً معلّقاً داخل Word، فالأفضل أن تتقدّم وفق الترتيب التالي:

1. اجعل الصورة في وضع عائم
2. أضف التعليقات
3. أضف caption عند الحاجة
4. group

هذا الترتيب يقلّل الحوادث.

5.5 ربط أرقام الأشكال وأرقام الفصول وcross-reference

من العمل اليدويّ الذي يبقى عادةً عند التعامل مع الصور رقم الشكل والمرجع إليه من المتن.
ميكنة هذا الجزء يظهر أثرها في كلّ مراجعة.

كيفيّة إدخال أرقام الأشكال

1. اختر الصورة
2. اختر [Insert Caption] من [References]
3. اجعل الـ label الشكل
4. أدخِل وصفاً عند الحاجة
   مثل: إعدادات التنبيه في شاشة الإدارة
5. إن كنتَ تستخدم أرقام الفصول في المستند كلّه، اضبط من [Numbering] خيار تضمين رقم الفصل (راجع: 6، 7، 8)

كيفيّة إدخال المرجع من المتن

1. اكتب جملة المرجع في المتن
   مثل: للتفاصيل راجع الشكل
2. افتح [Insert] > [Cross-reference]
3. في نوع المرجع، اختر الشكل
4. اختر الشكل المستهدف
5. فعّل [Insert as hyperlink] عند الحاجة (راجع: 9)

ما يمكن تجنّبه بهذا التشغيل

• انهيار الشكل أعلاه الشكل أدناه
• الإصلاح اليدويّ عند إضافة شكل
• انزياح المرجع بعد انتقال الصفحة
• كسر الـ link بعد التحويل إلى PDF

cross-reference يُدرَج بوصفه field، لذا يلزم تحديثه قبل التوزيع.
على مستوى المستند كلّه، يمكن التحديث دفعة واحدة بـ Ctrl + A ثمّ F9 (راجع: 9، 10).

5.6 إبقاء الشكل وcaption والوصف في الصفحة نفسها

ما يكثر في المستندات صعبة القراءة هو ما يلي.

• في نهاية الصفحة، الشكل وحده
• في رأس الصفحة التالية، الـ caption
• ثمّ الوصف في موضع آخر مختلف

هذا التقسيم.

لمنعه، الأساس هو حمل ضبط فاصل الصفحة على جانب الـ paragraph.

التجمّع الموصى به

• paragraph الصورة
• paragraph الـ caption
• جملة توضيح واحدة
• استئناف المتن

الخطوات

1. اختر الـ paragraph الذي تحوي الصورة
2. انقر بالزرّ الأيمن وافتح [Paragraph]
3. افتح تبويب [Line and Page Breaks] أو ما يكافئه
4. اضبط على paragraph الصورة Keep with next
5. اضبط على paragraph الـ caption أيضاً Keep with next عند الحاجة
6. إن صار الـ caption متعدّد الأسطر، استخدم عند الحاجة Keep lines together أو خياراً مكافئاً (راجع: 11)

ما لا يجوز فعله

• إدخال أسطر فارغة عديدة للضبط
• التصغير الشديد لأنّ الشكل لا يدخل
• ترك الـ caption وحده وإرسال الشكل إلى الصفحة التالية

إن كان الشكل أكبر من أن يدخل، فإنّ إرسال كتلة الشكل كلّها إلى الصفحة التالية أسهل في القراءة.

5.7 إدارة الحجم والمعلومات السرّيّة

في الجزء التطبيقيّ لا يمكن إغفال هذه النقطة أيضاً.
حتّى لو كان وضع الأشكال جميلاً، إن كان الملفّ ثقيلاً جدّاً أو فيه معلومات يفترض ألّا تُرى فإنّ ذلك يسبّب مشكلات في العمل.

أساسيّات جانب الحجم

• لا تلصق الصور الكبيرة جدّاً كما هي
• حدّد هل يكون الضغط على الصور المختارة فقط أم على المستند كلّه
• تجنّب الضغط الذي يجعل نصّ الـ UI غير مقروء

الخطوات في Word

1. اختر الصورة
2. افتح [picture format] > [Compress Pictures]
3. اختر Apply only to this picture أو على المستند كلّه
4. فعّل Delete cropped areas of pictures
5. اضبط resolution الإخراج وفق الاستخدام (راجع: 4، 5)

نقاط حذر تشغيليّة

• مجرّد crop قد يُبقي المنطقة الأصليّة داخل الملفّ
• تحقّق من عدم ظهور أسماء أشخاص أو عناوين بريد إلكترونيّ أو URL داخليّ أو معلومات عملاء أو بيانات اختبار
• إن ترّددتَ، احتفظ بالصورة الأصليّة في مكان منفصل، واجعل ملفّ التوزيع محذوف المنطقة

خاصّة في manual يعتمد لقطات الشاشة، من الأكثر أماناً التفكير في منع ظهور المعلومات السرّيّة وإدارة حجم الملفّ كحزمة واحدة.

5.8 عدم خفض الـ accessibility

كلّما زاد عدد الصور والأشكال ظهر فرق الـ accessibility.
الحدّ الأدنى الذي ينبغي القيام به هنا هو alt text وAccessibility Checker.

أساسيّات alt text

• ضع alt text للأشكال التي تحمل معلومات
• الأشكال ذات الغرض الزخرفيّ فقط، علّمها decorative
• لا تكتفِ بأوصاف غامضة مثل صورة أو لقطة شاشة
• انقل ليس المحتوى فحسب بل الغرض أيضاً بشكل قصير
• اجمعه في جملة إلى جملتين تقريباً (راجع: 12، 13)

أمثلة

• مثال سيّئ: صورة لشاشة الإعدادات
• مثال جيّد: شاشة إعدادات التنبيه. تبديل تفعيل/تعطيل تنبيه البريد الإلكترونيّ من [شروط التسليم] في أعلى اليمين.

في flowchart والأشكال المعقّدة، يصل المعنى أفضل إن كتبتَ «ما الخلاصة التي يستنتجها الشكل» (راجع: 13).

كيفيّة الضبط

1. انقر بالزرّ الأيمن على الصورة وافتح [Edit Alt Text] / [View Alt Text]
2. إن كان الشكل يحمل معلومات، أدخِل وصفاً
3. إن كان زخرفيّاً فقط، استخدم [Mark as decorative] (راجع: 12، 13)

التحقّق الأخير

1. افتح [Review] > [Check Accessibility]
2. تحقّق من الأخطاء والتحذيرات والتلميحات
3. أصلح المشكلات المتعلّقة بالصور
4. تحقّق مرّة أخرى قبل التحويل إلى PDF (راجع: 14، 15)

حتّى لو كان المظهر مرتّباً، فإنّ المستند ضعيف الـ accessibility ليس كافياً من ناحية جودة التوزيع.
الـ manual مستند يُستخدَم طويلاً، لذا إن أدخلتَ هذا الجانب في التشغيل من البداية فإنّك توفّر على نفسك جهداً لاحقاً.

6. القواعد التي ينبغي تثبيتها في الـ template

جودة الصور والأشكال تستقرّ بـ تثبيت القواعد أكثر من حسّ الفرد.
كـ template أو معيار للفريق، يفيد أن تحدّد على الأقلّ ما يلي.

6.1 قواعد إدراج الصور

• طريقة الإدراج الافتراضيّة [in line with text]
• paragraph الشكل في المنتصف
• المسافات تُصنع بتباعد الـ paragraph لا بأسطر فارغة

6.2 قواعد الحجم

• شكل بعرض كامل: شاشة كاملة أو flow كبير
• شكل بحجم متوسّط: dialog أو نافذة إعدادات
• شكل بحجم صغير: أيقونات أو جزء من UI

تثبيت هذه الأنماط الثلاثة فقط يجعل انطباع المستند كلّه متجانساً.

6.3 قواعد رقم الشكل

• جميع الأرقام عبر ميزة caption
• إن كانت أرقام الفصول مستخدمة، ضمّن رقم الفصل في رقم الشكل أيضاً
• ثبّت قاعدة الموضع: الشكل تحت، الجدول فوق، أو غير ذلك
  ※ مهما اخترتَ، المهمّ التوحيد على مستوى المستند كلّه

6.4 قواعد المرجع في المتن

• لا تستخدم الشكل أعلاه الشكل أدناه
• ارجع برقم الشكل مثل الشكل 2-3
• أدرج المرجع بـ cross-reference

6.5 قواعد الشكل المعلّق

• الأشكال كثيرة التعليقات يفضّل أن تُجعل صورة مكتملة واحدة قبل الإدراج
• عند التركيب داخل Word، انتهِ إلى group
• before / after: أعطِ الأولويّة لشكل مقارنة واحد بدلاً من إدارة صورتين

6.6 قواعد جودة التوزيع

• قبل التوزيع، تحديث الـ field
• التحقّق من ضغط الصور وحذف منطقة crop
• ضبط alt text أو وسم decorative
• اجتياز Accessibility Checker

7. قائمة التحقّق قبل التوزيع

أخيراً، قائمة تحقّق مقصورة على ما يخصّ الصور والأشكال.

• هل وُضِعت الصورة مباشرة بعد أوّل ذكر؟
• هل لُصِقت الشاشة كاملة دون داعٍ؟
• هل سُحبت الصورة طوليّاً أو عرضيّاً بإفراط؟
• هل رقم الشكل بالترقيم التلقائيّ لا اليدويّ؟
• هل المرجع من المتن عبر cross-reference؟
• هل بقي تعبير الشكل أعلاه الشكل أدناه؟
• هل انفصل الشكل عن caption في صفحتين؟
• في الصورة العائمة، هل تحقّقتَ من موضع الـ anchor؟
• هل اكتفيتَ بـ crop دون إكمال؟
• هل ظهرت معلومات شخصيّة أو سرّيّة؟
• هل حجم الصورة مفرط؟
• هل ضبطتَ alt text أو وسم decorative؟
• هل شغّلتَ Accessibility Checker؟
• هل أنهيتَ تحديث الـ field عبر Ctrl + A ثمّ F9؟

8. الخلاصة

المهمّ عند التعامل مع الصور والأشكال في Word ليس صنع تخطيط متقن.
بل جعل الحالة مقاومة للانهيار، سهلة المراجعة، لا يضيع فيها القارئ.

بهذا المعنى، السياسات التالية قويّة جدّاً في الـ manual.

• ابدأ بـ in line with text
• ضع الصورة مباشرة بعد أوّل ذكر
• اقتطع لقطات الشاشة وركّز
• ميكِن أرقام الأشكال والمراجع
• text wrapping تشغيل استثنائيّ
• تحقّق من الحجم والـ accessibility قبل التوزيع

الصورة موضوعة لرفع وضوح الفهم، لكن إن كانت طريقة التعامل معها فظّة فإنّها تخفض جودة المستند كلّه على العكس.
في المقابل، إن أمكن وضع قواعد لهذا الجانب، أمكن تشغيل manual مستقرّ بشكل كبير حتّى في Word.

إن دمجتَ ذلك مع قواعد العناوين والترقيم وcross-reference وفواصل الصفحات التي نظّمناها في الجزء الأساسيّ السابق،
فإنّك تقترب كثيراً من manual قابل للصيانة لا «مستند للقراءة فقط».

9. المراجع

1. 画像の既定のテキスト 折り返し設定を変更する - Microsoft サポート
2. Word で画像の周囲で文字列を折り返す - Microsoft サポート
3. テキストを折り返し、画像をWordに移動する - Microsoft サポート
4. Office で図をトリミングする - Microsoft サポート
5. Microsoft Office の画像のファイル サイズを小さくする - Microsoft サポート
6. Word で図表番号を追加、書式設定、または削除する - Microsoft サポート
7. 図のキャプションを挿入する - Microsoft サポート
8. Word で図表番号に章番号を追加する - Microsoft サポート
9. クロス リファレンスを作成する - Microsoft サポート
10. フィールドを更新する - Microsoft サポート
11. Wordでテキストを一緒に保持する - Microsoft サポート
12. 図形、図、グラフ、SmartArt グラフィック、またはその他のオブジェクトに代替テキストを追加する - Microsoft サポート
13. 有効な代替テキストを作成するために知っておくべきこと - Microsoft サポート
14. アクセシビリティ チェックを使用してアクセシビリティを改善する - Microsoft サポート
15. アクセシビリティ チェックのルール - Microsoft サポート
16. Wordで画像、図形、ワードアート、その他のオブジェクトを揃える - Microsoft サポート
17. Word内の図形、図、またはその他のオブジェクトをグループ化する - Microsoft サポート

مقالات ذات صلة

أحدث المقالات التي تشترك في نفس الوسوم. عمّق فهمك بمواضيع مرتبطة.

الملف الشخصي للمؤلف

صفحة الملف الشخصي لمؤلف المقالة.

غو كومورا

مؤسّس شركة كومورا سوفت ذ.م.م.

يركّز على تطوير برامج ويندوز، والاستشارات التقنية، والتحقيق في الأخطاء، ويتميّز في المشاريع التي تبقى فيها الأصول القديمة ناشطة، وفي تشخيص الأعطال التي يصعب تحديد سببها.