Les bases de la création de manuels avec Word - Mauvais exemples et corrections

Manuels d’utilisation, procédures de travail, procédures de maintenance, documents d’exploitation internes. Dans ce type de documents, ce qui compte à long terme n’est pas tant la qualité rédactionnelle elle-même que le fait de savoir si l’on utilise Word comme « un outil pour arranger seulement l’apparence ».

Des approches qui semblent rapides au début —

• construire les titres uniquement avec du gras et une taille de police,
• marteler la barre d’espace et la touche Tab pour aligner les éléments,
• appuyer plusieurs fois sur Entrée pour passer à la page suivante,
• taper la table des matières et les renvois de page à la main,
• mélanger les demandes de correction en texte rouge directement dans le corps du texte —

dès que ces habitudes s’installent, le document se déforme à chaque révision.

Dans cet article, nous passons en revue les bases de Word réellement utiles pour la rédaction de manuels, en présentant côte à côte les mauvais schémas et les bonnes pratiques. Le contexte retenu est une utilisation centrée sur la version bureau de Word, avec .docx comme format principal.

Table des matières

1. La conclusion d’abord
2. Ne pas faire de Word un outil d’alignement manuel
3. Liste des mauvais schémas et des bonnes pratiques
4. Points à retenir en pratique
5. Le minimum pour un modèle Word de manuel
6. Vérifications avant distribution
7. Résumé

1. La conclusion d’abord

Commençons par les conclusions. Ce qui compte dans la création de manuels tient en 4 points.

1. Faire porter la structure par les fonctionnalités de Word Les titres, la numérotation, la table des matières, les renvois et le contrôle de la mise en page doivent être gérés par les styles, les champs et les sauts de Word, et non tapés à la main.

2. Ne pas faire porter l’alignement par des caractères d’espacement Les espaces, les tabulations répétées et les lignes vides empilées se cassent à chaque correction. Utilisez les paramètres de paragraphe, les retraits, les tableaux et les sections.

3. Ne pas mélanger la relecture avec le corps du texte Les instructions de correction doivent aller dans les commentaires et le suivi des modifications, pas dans du texte rouge inséré dans le corps. Cela permet de savoir clairement ce qui a été validé dans la version finale.

4. Mettre à jour les éléments automatiques juste avant la distribution La table des matières, les numéros de page, les renvois croisés et les numéros de figures/tableaux doivent être mis à jour tous ensemble à la fin. Vérifiez aussi l’accessibilité avant de générer le PDF.

2. Ne pas faire de Word un outil d’alignement manuel

Le plus important dans la création de manuels est de séparer l’apparence de la structure.

Par exemple, les éléments suivants relèvent par nature de la « structure » :

• Chapitres, sections, sous-titres
• Étape 1, Étape 2, Étape 3
• Figure 2-1, Tableau 3-2
• « Voir le chapitre 4 »
• Pas de numéro de page sur la seule page de titre
• L’historique des modifications à chaque révision

Or, dans les documents qui se déforment facilement, toute cette structure est traitée uniquement par des « ajustements d’apparence » :

• Agrandir le texte pour lui donner l’air d’un titre
• Taper 1. à la main
• Aligner avec des espaces
• Passer à la page suivante avec Entrée
• Taper « voir page 3 » comme texte littéral

Avec cette approche, corriger un seul endroit finit par déformer un autre endroit.

Word intègre dès le départ des fonctionnalités permettant de porter un document par la structure : styles de titre, table des matières, paramètres de paragraphe, listes à plusieurs niveaux, en-têtes/pieds de page, sauts de section, légendes, suivi des modifications, vérificateur d’accessibilité, etc. Pour un manuel, le simple fait d’utiliser ces bases réduit considérablement les incidents.

3. Liste des mauvais schémas et des bonnes pratiques

4. Points à retenir en pratique

4.1 Construire les titres uniquement avec du gras et une taille de police

Mauvais schéma Agrandir le texte, le mettre en gras, et s’arrêter là parce que ça « ressemble à un titre ».

Pourquoi c’est problématique Word ne traite pas cette ligne comme un véritable titre. La navigation devient difficile dans le volet de navigation, et la ligne n’apparaît pas dans la table des matières automatique. Du point de vue de l’accessibilité aussi, un titre qui n’existe que visuellement est désavantageux.

Bonne pratique Attribuez « Titre 1 / Titre 2 / Titre 3 » aux chapitres, sections et sous-titres. Lorsque vous voulez changer l’apparence, modifiez le style plutôt que le gras ou la taille de police ligne par ligne.

4.2 Aligner avec des espaces ou des tabulations répétées

Mauvais schéma Combler l’espace entre le nom d’une opération et sa description avec des espaces, pousser le numéro de version vers la droite avec des tabulations répétées, insérer plusieurs lignes vides à la place d’un espacement de paragraphe.

Pourquoi c’est problématique Un seul caractère ajouté suffit à tout déformer. Un changement de police, l’ajout d’un paragraphe, la conversion en PDF ou l’édition collaborative désalignent facilement le tout.

Bonne pratique Faites porter la position et l’espacement par les paramètres de paragraphe, pas par des caractères. Utilisez les retraits, les taquets de tabulation, l’espacement avant/après paragraphe, et un tableau si nécessaire.

4.3 Faire un saut de page en appuyant plusieurs fois sur Entrée

Mauvais schéma Vouloir que le chapitre suivant commence sur une nouvelle page, et donc appuyer plusieurs fois sur Entrée pour y arriver.

Pourquoi c’est problématique Dès qu’une ligne est ajoutée sur une page précédente, tout se décale. Des pages blanches apparaissent, un titre reste isolé sur la page précédente, ou l’en-tête et le pied de page changent à un endroit inattendu.

Bonne pratique Utilisez un saut de page en début de chapitre, et un saut de section là où le traitement des numéros de page ou des en-têtes/pieds de page doit changer. En cas de déformation, activez l’affichage de ¶ pour rendre visibles les sauts de page et les marques de paragraphe et vérifier.

4.4 Ne pas taper à la main la table des matières, la numérotation ou les renvois croisés

Mauvais schéma Construire la page de table des matières à la main et retaper à chaque fois les noms de chapitres et les numéros de page. Taper 1. 2. 3. ou 1.1 1.2 directement dans le corps du texte. Écrire « voir page 12 » ou « voir figure 3 » comme texte littéral.

Pourquoi c’est problématique Chaque révision entraîne des oublis de mise à jour. Un incident classique : seul le numéro de page est corrigé, alors que le nom du titre reste obsolète.

Bonne pratique Construisez une table des matières automatique à partir des styles de titre. Portez les étapes par une liste numérotée, et la hiérarchie des chapitres/sections par une liste à plusieurs niveaux. Portez les renvois vers les numéros de figures, les numéros de page et les numéros de chapitre par des renvois croisés et des champs, et mettez-les tous à jour ensemble à la fin.

4.5 Ne pas taper directement l’en-tête/le pied de page et le numéro de version sur chaque page

Mauvais schéma Saisir le nom du document, le numéro de version et le numéro de page directement sur chaque page. Ajuster manuellement l’apparence parce que la page de titre doit être traitée différemment.

Pourquoi c’est problématique On oublie de mettre à jour le numéro de version, les numéros de page se décalent, et tout se déforme dès qu’on veut appliquer une mise en forme différente uniquement à une annexe.

Bonne pratique Placez le nom du document, le numéro de version et les numéros de page dans l’en-tête / le pied de page. Pour une page de titre distincte, utilisez « Première page différente » ; pour changer par chapitre ou par annexe, utilisez les sauts de section et désactivez « Identique au précédent » pour l’en-tête / le pied de page.

4.6 Séparer le suivi des modifications, les commentaires et les figures/tableaux

Mauvais schéma Laisser des notes en rouge du type « à corriger », « non vérifié », « à discuter », et les laisser telles quelles jusque dans la version finale. Coller une simple capture d’écran plein écran, sans numéro de figure ni explication.

Pourquoi c’est problématique On ne sait plus distinguer ce qui relève du corps du texte de ce qui est une note de relecture. C’est aussi une cause fréquente de traces de relecture qui subsistent dans la version finale.

Bonne pratique Placez les corrections elles-mêmes dans le suivi des modifications, et les échanges ou instructions dans les commentaires. Ajoutez une légende aux figures et tableaux, et définissez un texte de remplacement si nécessaire.

5. Le minimum pour un modèle Word de manuel

Il n’est pas nécessaire de partir d’emblée sur un modèle sophistiqué. Au départ, ce niveau suffit largement.

En complément, définir à l’avance les règles d’exploitation jusqu’à ce niveau facilite beaucoup les choses par la suite.

• L’original est au format .docx
• La distribution se fait en PDF
• Les révisions utilisent le suivi des modifications
• Mise à jour des champs avant distribution
• Vérificateur d’accessibilité avant distribution

6. Vérifications avant distribution

Avant de convertir le manuel en PDF, voici a minima ce qu’il faut vérifier.

6.1 Mise à jour de tous les champs

Sélectionnez tout le texte avec Ctrl + A et mettez à jour les champs. Cela réduit les oublis de mise à jour de la table des matières, des numéros de page, des renvois croisés et des numéros de figures/tableaux.

6.2 Nettoyage du suivi des modifications et des commentaires

Vérifiez qu’il ne reste aucun historique de relecture ni commentaire. Attention aux cas où ils sont « simplement masqués » mais toujours présents.

6.3 Vérification des niveaux de titre

Vérifiez que la structure des chapitres est cohérente avec « Titre 1 / 2 / 3 ». Si ce n’est pas le cas, la table des matières et la navigation se dérèglent.

6.4 Vérification des images et des tableaux

Vérifiez que les figures et tableaux sont numérotés, que les images ne sont pas trop grandes, et que le corps du texte explique clairement ce qu’il faut regarder.

6.5 Vérificateur d’accessibilité

Exécutez le vérificateur d’accessibilité pour vous assurer qu’il n’y a pas de problème au niveau des titres, du texte de remplacement, du contraste ou de la structure des tableaux. Si une distribution en PDF est prévue, il est plus sûr de mettre tout cela en ordre du côté de Word en premier.

7. Résumé

Ce qu’il faut le plus éviter en créant un manuel avec Word, c’est de porter la structure elle-même à la main.

• Les titres passent par les styles
• Les étapes passent par la fonction de numérotation
• La table des matières est automatique
• Le contrôle de la mise en page passe par les sauts de page et les sections
• Les figures et tableaux passent par les légendes
• La relecture passe par le suivi des modifications et les commentaires
• Les renvois passent par les renvois croisés
• Mise à jour et vérification avant distribution

En somme, il ne s’agit pas de limiter Word à « un outil pour taper du texte », mais de l’utiliser comme un outil de gestion de la structure du document.

Un manuel révèle ses différences non pas au moment de l’écrire, mais au moment de le corriger. Un document qui se déforme à chaque révision souffre le plus souvent d’un problème dans les règles de base de Word, avant même d’être un problème de contenu.

À l’inverse, il suffit de maîtriser ces bases pour améliorer considérablement la maintenabilité d’un document. Il n’est pas nécessaire de viser d’emblée un design sophistiqué. La démarche la plus pratique consiste à commencer par sortir du travail manuel ces cinq éléments : les titres, la numérotation, la table des matières, les sauts de page et la relecture.

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Questions fréquentes

Questions souvent posées lors d’une consultation sur le sujet de cet article.

Quand on crée un manuel avec Word, à quoi faut-il faire attention en premier ?

Séparer l'apparence de la structure. Le découpage en chapitres, la numérotation des étapes, la table des matières, le contrôle de la mise en page et les renvois doivent être portés par les fonctionnalités de Word, et non par du gras ou des espaces répétés. Concrètement : les titres passent par les styles, les étapes par une liste numérotée, la table des matières par la table automatique, le contrôle de la mise en page par les sauts de page et les sauts de section, et les renvois par les renvois croisés. Un document mis en forme à la main se déforme à chaque révision.

Pourquoi est-ce une mauvaise idée de créer des titres uniquement avec le gras et la taille de police ?

Parce que Word ne traite pas cette ligne comme un véritable titre. La navigation devient difficile dans le volet de navigation, et la ligne n'apparaît pas dans la table des matières automatique. Du point de vue de l'accessibilité aussi, un titre qui n'existe que visuellement est désavantageux. Attribuez les styles « Titre 1 / Titre 2 / Titre 3 » aux chapitres, sections et sous-titres, et lorsque vous voulez changer l'apparence, modifiez le style lui-même plutôt que chaque ligne individuellement.

Quels problèmes provoque un saut de page fait en appuyant plusieurs fois sur Entrée ?

Dès qu'une ligne est ajoutée sur une page précédente, tout se décale. Des pages blanches apparaissent, un titre reste isolé sur la page précédente, ou l'en-tête et le pied de page changent à un endroit inattendu. La règle de base est d'utiliser un saut de page en début de chapitre, et un saut de section là où le traitement des numéros de page ou des en-têtes/pieds de page doit changer. En cas de déformation, activez l'affichage des marques de mise en forme pour vérifier.

Que faut-il vérifier avant de distribuer un manuel ?

Au moins cinq points. Sélectionner tout le texte avec Ctrl + A et mettre à jour les champs, pour éviter les oublis de mise à jour de la table des matières, des numéros de page, des renvois croisés et des numéros de figures/tableaux. Vérifier qu'il ne reste aucune trace de suivi des modifications ou de commentaires. Vérifier que les niveaux de titre sont cohérents. Vérifier la numérotation et la taille des figures et tableaux. Et enfin, exécuter le vérificateur d'accessibilité pour contrôler les titres, le texte de remplacement, le contraste et la structure des tableaux.

Profil de l’auteur

Page de présentation de l’auteur de l’article.

Go Komura

Représentant de KomuraSoft LLC

Spécialisé dans le développement de logiciels Windows, le conseil technique et l’analyse de pannes, notamment pour les systèmes existants et les incidents difficiles à reproduire.